Instrukcja kancelaryjna

[Sten]

mógłbym go zeskanować, ale na bank będzie to większa pojemność niż 200kb i nie będę mógł go tu wrzucić

Tego jest coś dobrze ponad 100 stron.

kolega nie jest przygotowany na każdą okazję

Na inne jestem i owszem

[księgowy w LP]

bo niebawem ukaże się nowe zarządzenie w tej kwestii

już przeterminowana a nowa ma być

a czy może macie wiedzę, czy równie idiotyczna będzie jak obecna bo ta to nijak ma się do rzeczywistości

i w każdym nctwie ona jest... u sekretarza, w kadrach , sekretariacie

no i w księgowości też niestety jest

[księgowy w LP]

Tego jest coś dobrze ponad 100 stron.

toć dlatego mówię, że będzie to więcej niż magiczna granica 200kb
sama ilość stron aż tak straszna nie jest mamy skaner z podajnikiem

Na inne jestem i owszem

[Sten]

a czy może macie wiedzę, czy równie idiotyczna będzie jak obecna

W każdym razie będzie dostosowana do rzeczywistości. W tej obecnej na ten przykład występuje taki twór jak hala maszyn, pewnie większość z Was nie ma pojęcia cóż to za twór
Dodam, że są zapisy, dla niektórych być może dziwne i śmieszne, które jednak znaleźć się muszą w takowej instrukcji, bowiem wymaga tego Archiwum Państwowe.

[Seeman]

Wszystko ucyfrowić, przechowywać na kilku na serwerach zewnętrznych pod ssl. Każdy leśniczy ma na karcie unikalny 128bitowy klucz, jeżeli go sam komuś nie da to raczej nie do złamania w rozsądnym czasie.

Przychodzi do leśniczego pismo, potwierdza (podpisem elektronicznym/kartą) odczytanie i ląduje to na serwerze, leśniczy oczywiście ma dostęp bez mozliwości edycji/zmian (tu oprogramowanie ułatwiające poruszanie się w gąszczu zarządzeń, odpowiedni filtr)

Byłoby to piękne jeno jak to by korespondowało np. dokumentacja kadrowa z takim ZUS-em czy płacowa ze skarbówką?

Pozwolę sobie na uwagę ni pri czom - nasze wnuki to już na pewno będą zaczipowane

[Sten]

Byłoby to piękne jeno jak to by korespondowało np. dokumentacja kadrowa z takim ZUS-em czy płacowa ze skarbówką?

W wielu instytucjach funkcjonuje już elektroniczny obieg dokumentów. U nas nazywa się to SODIS (system obiegu dokumentów i spraw) i pewnie zafunkcjonuje na wszystkich szczeblach i jak myślę, prędzej, niż później.

[księgowy w LP]

jak myślę, prędzej, niż później.

a dożyjemy

[Sten]

a dożyjemy

Jak w sąsiednim wątku się pochwaliłeś, to Ty na pewno

[księgowy w LP]

Jak w sąsiednim wątku się pochwaliłeś, to Ty na pewno

no tego właśnie nie jestem pewien ale trzymam za słowo
choć do tej pory to ja już Dyrektorem Generalnym będę

[acer_75]

W wielu instytucjach funkcjonuje już elektroniczny obieg dokumentów. U nas nazywa się to SODIS (system obiegu dokumentów i spraw) i pewnie zafunkcjonuje na wszystkich szczeblach i jak myślę, prędzej, niż później.

a gdzie ten twór już funkcjonuje?.....z tego co się orientuje moja dyrekcja czyli katowicka była testową jednostką SODIS-u i do tej pory nie zostało to wdrożone.

[Piotrek]

a gdzie ten twór już funkcjonuje?.....z tego co się orientuje moja dyrekcja czyli katowicka była testową jednostką SODIS-u i do tej pory nie zostało to wdrożone.

Jakoś mi się wydaje, że SODIS w LP umiera powoli pod biurkami. Nie jestem ekspertem ale od wielu lat twierdzę, że:

• komputeryzacja bałaganu tworzy chaos,
• bez stworzenia systemu informacyjnego nie uda się wdrożenie jakiegokolwiek sytemu informatycznego,
• próbowano w SODIS napisać tak, aby spełniał wymogi aktualnej instrukcji kancelaryjnej, zamiast instrukcję dostosować do któregoś z istniejących SODIS.

No ale ja nie jestem ekspertem więc może po prostu patrzę na problem ze złej perspektywy. Już nawet nie psiej ale raczej "żabiej"...

[Seeman]

Patrzysz z dobrej perspektywy ale w złą stronę

[Sten]

a gdzie ten twór już funkcjonuje?

No jak gdzie? Na samej górze.

[mir]

Rozpatrywałem ów problem (przechowywania dokumentów w leśnictwach) jakieś 7-8 lat temu. Doszedłem do takiego samego wniosku jak Wy dzisiaj. Z praktycznego punktu przechowuję kopie dokumentów z roku ubiegłego. Resztę sukcesywnie zdaję do archiwum N-ctwa. Nie macie prawa niszczyć żadnych dokumentów we własnym zakresie. Nie posiadacie wystarczających zabezpieczeń do magazynowania dokumentów zawierających dane osobowe. W nadleśnictwie jest do tego archiwum i tylko tam mogą trafiać dokumenty nadleśnictwa w tym wszystkie dokumenty wytworzone w l-ctwie wraz z ich kopiami.

[j24]

Z praktycznego punktu przechowuję kopie dokumentów z roku ubiegłego. Resztę sukcesywnie zdaję do archiwum N-ctwa. Nie macie prawa niszczyć żadnych dokumentów we własnym zakresie. Nie posiadacie wystarczających zabezpieczeń do magazynowania dokumentów zawierających dane osobowe. W nadleśnictwie jest do tego archiwum i tylko tam mogą trafiać dokumenty nadleśnictwa w tym wszystkie dokumenty wytworzone w l-ctwie wraz z ich kopiami.

A dlaczego nie możemy ich sami niszczyć? Skoro mogę dokumenty zawierające dane osobowe przetrzymywać w kancelarii L-ctwa przez rok, skoro mam dane osobowe (choćby w słownikach w rejestratorze) - to jaki przepis zabrania niszczenia przez L-czego dokumentów wytworzonych przez niego?

PS. Sten - wielkie dzięki za projekt nowego RWA. Mam jednak mieszane uczucia - jeśli chodzi o leśnictwa to praktycznie całość dokumentów ma tam klauzulę Bc, a więc do stosowania bieżącego bez przechowywania. Nic się tu nie zmieni - przynajmniej w terenie.

[mir]

A dlaczego nie możemy ich sami niszczyć?

Bo jako leśniczy nie masz do nich żadnych praw. To nadleśnictwo jest odpowiedzialne za archiwizację w tym i niszczenie dokumentów. Leśniczy może postępować z dokumentacja tylko zgodnie z ustalonym obiegiem dokumentów dla Nadleśnictwa.

[Piotrek]

Nie macie prawa niszczyć żadnych dokumentów we własnym zakresie. Nie posiadacie wystarczających zabezpieczeń do magazynowania dokumentów zawierających dane osobowe.

Tu widzę pewną sprzeczność. Nie mam prawa niszczyć ani prawa przechowywać. To co mam robić po wytworzeniu takowego dokumentu?

skoro mam dane osobowe (choćby w słownikach w rejestratorze)

To co jest w rejestratorze spełnia wymogi art. 6 ust. 3

Art. 6.
1. W rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
2. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.
3. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli
wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Tak więc dane w rejestratorze nie są chyba chronione bo nie są danymi osobowymi w rozumieniu ustawy.

[Sten]

jeśli chodzi o leśnictwa to praktycznie całość dokumentów ma tam klauzulę Bc, a więc do stosowania bieżącego bez przechowywania.

Kategoria BC ma to do siebie, że że dokumenty te są istotne przez czas, jaki osoba je wykorzystująca uzna za stosowny, natomiast po stwierdzeniu, że ich treść się zdezaktualizowała (mówiąc kolokwialnie) możemy je przeznaczyć do zniszczenia, bez konieczności przekazania do archiwum zakładowego, bądź zakładowej składnicy akt.

[góral bagienny]

Odświeżę ten temat, bo może ktoś ma nowsze informacje na temat postępu prac nad instrukcją kancelaryjną dla PGL LP.
Weszliśmy w nowy rok, nastał czas porządkowania i przekazywania do archiwów starej dokumentacji, dekretowania i rejestrowania nowej.
Przez lata jakoś dotarła się w moim nadleśnictwie teoria z praktyką, pisma w sposób logiczny krążyły na koniec trafiając do archiwum, ale w ostatniej kontroli kompleksowej Inspekcja postanowiła przypomnieć nam o literze prawa, czego litościwie przez ładnych kilka kompleksówek nie robiła, i to wcale nie dlatego, że nie kontrolowała tego zagadnienia.
Teraz, po literalnym podejściu do nieźle już spleśniałej starej instrukcji hydra biurokracji podnosi dumnie głowę, a pracownicy klnąc zakładają teczki i teczuszki niemal dla każdej nowej sprawy.
Może to i kwestia wykształconych przez lata "złych" nawyków, ale teraz nad logicznym oznaczeniem i numerowaniem pism, zwłaszcza wychodzących z różnych komórek a dotyczących pokrewnych spraw, zapanować jest nie sposób.
Jeśli od nowego roku nie została wprowadzona nowa instrukcja kancelaryjna, to zapewne ten rok trzeba będzie przepracować znów na starej. A tu świat pobiegł w stronę elektronicznego obiegu dokumentów, nawet mamy już ministerstwo administracji i cyfryzacji ale leśnictwo jakoś w tamtą stronę tylko nieśmiało zerka.
Pewnie, można tupnąć nogą i przypomnieć, że jest obowiązująca instrukcja kancelaryjna i należy bez fochów jej przestrzegać, ale przecież w pracy mamy tyle ważnych, codziennych spraw, że naprawdę szkoda czasu na mozolenie się dla samego mozołu nad czymś, co powinno niemal samo bezproblemowo kręcić się bez naszego mozołu.

[Piotrek]

Odświeżę ten temat, bo może ktoś ma nowsze informacje na temat postępu prac nad instrukcją kancelaryjną dla PGL LP.

Nie mam żadnych informacji ale swoje trzy grosze wtrącę.
Od lat trwa problem braku systemu INFORMACYJNEGO w PGL LP. Bez opracowania takowego systemu nie ma mowy o racjonalnym systemie OBIEGU DOKUMENTÓW. Bez systemu obiegu dokumentów nie ma mowy o stworzeniu wydajnego i pomocnego systemu INFORMATYCZNEGO.
I dlatego nijak nie można stworzyć - nowoczesnej, spełniającej wszelkie potrzeby, przystającej do rzeczywistości prawnej i gospodarczej - instrukcji kancelaryjnej.